Rss Feed
Tweeter button
Facebook button
Digg button

Daily Archives: 3 June 2016

Balada Paspor Biru PNS

Akhir tahun lalu saya dapat undangan untuk mengikuti kegiatan workshop XAS dan XANES di Synchotron Light Research Institute (SLRI) Thailand, selain itu abstrak penelitian saya terpilih menjadi peserta yang dihadiahi sponsorship berupa biaya transportasi PP Jakarta – Nakhon Ratchasima dan akomodasi selama workshop 5 hari tersebut. Saat saya menghadap manajemen kantor untuk minta tandatangan surat ijin, jantung saya jatuh ke lantai saat diberitahu bahwa permohonan ijin saya ditolak karena saya tidak punya paspor biru.

“Pak, kan ini saya disponsori SLRI jadi tidak minta dana dari kantor?”, demikian argumen saya.

Pihak manajemen menjelaskan bahwa ijin keluar negeri dalam rangka dinas (terlepas dari siapa sponsornya) mewajibkan pegawai yang bersangkutan memiliki paspor dinas (paspor biru), surat penugasan resmi dari Sekretariat Negara serta exit permit (stiker yang ditempel di paspor, kayak visa gitu) dari Kementerian Luar Negeri, padahal untuk mendapatkannya itu jalurnya panjang sekali. Waktu itu saya cuma punya waktu tiga hari sebelum berangkat karena memang surat undangannya baru sampai kotak masuk surel. Hati saya nyaris patah, dan saya pun menumpahkan kekesalan ke mbak-mbak guardian kantor Sekretariat Negara. Dia tanya “lha kenapa marahnya sama Setneg e.”

Trivia: Apa itu paspor biru, SP Setneg, dan exit permit?

  • Paspor biru adalah paspor untuk pegawai pemerintah (official passport) yang pergi ke luar negeri dalam rangka dinas. Kenapa dinamai paspor biru? Karena sampulnya warna biru. Halah. (kegaringan level berapa ini). PNS yang keluar Indonesia untuk jalan-jalan tidak boleh pakai paspor biru. Kalau sudah di luar Indonesia baru boleh

  • SP Setneg adalah Surat Penugasan yang dikeluarkan oleh Kementerian Sekretariat Negara (mbok udahan mbak garingnya) yang berisi detail penugasan kita, misalnya keluar negeri untuk sekolah, training, fellowship, dll serta durasinya. Khusus untuk PNS tugas belajar, SP Setneg ini adalah syarat mutlak penyetaraan ijazah. Kalau gak ada SP Setneg, biarpun mau kuliah ke luar angkasa ya ijazahnya gak akan diakui karena dianggap tugas belajarnya ilegal

  • Exit Permit adalah stiker yang ditempel di paspor, dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri sebagai tanda bahwa kita sudah memenuhi syarat administratif tugas kedinasan untuk melangkah melewati gerbang imigrasi

Setelah saya pikir… ya itulah birokrasi. Kadang kita jadi generasi yang mewarisi hal-hal yang kita sendiri gak tahu bagaimana asal-usulnya. Mungkin orang Setneg bingung juga kenapa mereka harus ngurusin perjalanan dinas luar negeri PNS se-Indonesia. Iya, PNS dari seluruh penjuru negeri ini. Bayangin berapa berkas yang harus mereka validasi dan berapa surat yang harus mereka rilis per harinya.

Oke. Nganu. Saya tadi mau cerita apa ya.

Setelah yakin mau kuliah di luar negeri, saya langsung membuat daftar apa-apa saja yang perlu disiapkan. Bukan soal baju atau sepatu tentunya, tapi lebih kepada persyaratan administrasi. Jujur aja sebagai orang yang biasanya menentang birokrasi rempong saya tetep aja ngerasa gugup dan sedikit panik karena kali ini tidak dapat menghindar.

*menghela pedati panjang*

Langkah pertama yang saya lakukan adalah telpon ke kantor pusat instansi tentang syarat pembuatan paspor. Beliau pun minta alamat surel saya dan berjanji akan mengirimkan detailnya. Melalui surel, mas-mas Biro Umum yang ramah itu memberikan info yang cukup jelas disertai nomor telepon beliau kalau sewaktu-waktu perlu info tambahan. Di instansi saya, syarat-syaratnya seperti ini:

  1. Surat permohonan dari satuan kerja >> ditandatangani kepala kantor
  2. Undangan atau LoA. Lampirkan juga surat dari sponsor >> saya lampirkan LoA dari kampus dan LoG dari LPDP
  3. Daftar Riwayat Hidup perjalanan dinas LN >> ditandatangani kepala kantor dan kepala biro kerjasama
  4. Passport (bila sudah mempunyai paspor dinas sebelumnya) >> not applicable
  5. Formulir Passport / Exit Permit yang sudah diisi >> template Kemenlu
  6. Foto Ukuran 4×6, 4 Lembar, blazer hitam, background putih, tanpa kacamata, wajah tidak tertutup poni, telinga kelihatan, tidak tersenyum lebar, tidak kelihatan gigi, photo natural tidak diedit warna kulit.
  7. Fotokopi kartu pegawai yang sudah dilegalisir >> legalisir dan ttd kepala kantor
  8. Fotokopi KTP >> gak perlu legalisir
  9. SK CPNS/PNS >> fotokopi aja, gak perlu legalisir
  10. Surat Perjanjian (untuk dinas lebih dari 3 bulan) >> bermeterai, ditandatangani kepala biro kerjasama

Setelah mendapatkan daftar tersebut, saya menemui kepala kantor (pejabat eselon II) untuk minta ijin memulai proses administrasi tugas belajar sekaligus meminta surat pengantar. Bersama dengan berkas-berkas lainnya surat pengantar tersebut saya bawa ke kantor pusat di Gatsu. Berkas asli diberikan kepada Biro Kerjasama untuk dibuatkan surat pengantar ke Setneg, sedangkan fotokopian dan formulir permohonan paspor diberikan kepada Biro Umum untuk dibuatkan surat pengantar ke Kemenlu. Menurut mas-mas Biro Umum, proses pembuatan paspor dinas ini membutuhkan waktu sekitar 20 hari.

Jadi, secara singkat proses perjalanan dinas luar negeri PNS itu seperti ini, di instansi saya lho ya tapi. Mileage may vary.

Undangan –> surat pengantar satker (tanda tangan kepala kantor) –> surat pengantar instansi (tanda tangan kepala biro kerjasama) –> surat penugasan (Setneg) –> Paspor dinas dan exit permit (Kemenlu) –> Visa (Kedutaan) –> perjalanan dinas

SP Setneg untuk saya sudah jadi sekitar 3 minggu dari submit berkas, sedangkan paspor dinas selesai seminggu setelahnya. Di paspor saya belum ditempel stiker exit permit karena masa berlaku exit permit hanya 2 bulan, sedangkan keberangkatan saya masih lebih dari itu. “Nanti saja apply exit permit-nya bulan Juli”, demikian kata mas-mas CS. Hore udah punya paspor biru dan SP Setneg!

Udah cuman mau cerita gitu doang? ENGGAAAAAAAAAKKKKK…

Saya akui reformasi birokrasi yang digaungkan Menpan RB memang sedikit banyak mengubah persepsi saya terhadap kerakusan oknum yang seringkali menyalahgunakan jabatannya untuk memperkaya diri sendiri.

Halah bahasamu mbak, koyok nulis nang koran ae. Baleni!

Saya akui reformasi birokrasi yang digaungkan Menpan RB memang sedikit banyak mengubah persepsi saya yang masih menganggap banyak oknum PNS melakukan pungli, namun proses panjang dan rempong (menurut saya sih panjang dan rempong) ini bukannya tanpa cela, karena ternyata masih ada juga oknum yang membuat saya rada kecewa. Meskipun demikian saya sudah antisipasi dengan melakukan beberapa langkah berikut:

  1. Bikin paspor jangan mepet. Perkirakan hari libur, hari besar, apalagi kalo ngelewatin lebaran.
  2. Cari info sebanyak-banyaknya tentang prosedur pembuatan paspor biru/SP Setneg/Exit permit dari instansi terkait. Terserah, dari website atau dari orang dalam. Cari info lho ya, bukan minta dicaloin.
  3. Cari surat edaran atau info resmi yang memberitahukan bahwa pembuatan berkas-berkas tersebut TIDAK DIPUNGUT BIAYA. Ini penting banget. Oknum manapun kalau dikasih dokumen macam gini gak mungkin bisa berkutik.
  4. Bersikaplah sopan pada para petugas, entah itu petugas perjalanan dinas di level instansi, petugas di Biro KTLN Setneg, atau di Kemenlu. Kadang ada hal yang bikin emosi, tapi usahakan untuk tetep adem biar tidak maramara
  5. Setiap kali menaruh berkas, mintalah tanda terima dan tanyakan kapan kira-kira bisa diambil serta siapa yang dapat dihubungi.
  6. Jangan dibiasakan untuk bertanya “bayar berapa pak/bu?” setelah menyerahkan berkas dan mengambil tanda terima. Lempar senyum termanismu dan ucapkan terimakasih.
  7. Jangan sekali-sekali ngasih duit, meskipun diminta. Prosedur bilang gratis ya gratis. Kalau dipaksa suruh bayar, tanya aturannya di mana dan minta kuitansinya. Kalau dipersulit, lapor ke atasannya atau lakukan prosedur whistleblowing system. Udah diajarin kan? Kalau belum, tanya pak Yuddy. Tuliskan juga di website lapor.go.id
  8. Berdoalah semoga urusanmu dilancarkan 😆

Sudah gitu dulu aja pengalaman saya ngurus paspor biru, semoga berguna terutama buat teman-teman PNS. Huahahaha. Selanjutnya adalah apply exit permit ke Kementerian Luar Negeri dan apply visa UK ke VFS Global. Masih bulan Juli nanti kok, para penggemar harap sabar ya.

Cupz.

P.S: soal undangan workshop ke SLRI Thailand tadi, akhirnya saya berangkat juga pakai surat ijin biasa, bukan dinas. Gak tahu motong cuti apa enggak pokoknya asal gak dihitung bolos. Dihitung bolos juga biarin hihihi